Huishoudelijk reglement E-heli Vereniging Alkmaar (EVA)

Hoofdstuk 1

Algemene Bepalingen

1. EVA is een club waarbinnen we de elektrische modelhelikopter hobby beoefenen. Probeer elkaar zoveel mogelijk te helpen en heb respect voor elkaar.
2. Zorg voor een positieve sfeer in de vereniging.
3. EVA is aangesloten bij de KNVvL.
4. De leden die contributie hebben voldaan, hebben toegang tot alle door de vereniging beschikbaar gestelde faciliteiten, georganiseerde activiteiten, evenementen en wedstrijden.
5. De leden zijn verplicht aan de secretaris, schriftelijk (of per email) mededeling te doen van een adreswijziging.
6. De leden die de vliegsport actief beoefenen dienen lid te zijn van de KNVvL. Het bestuur draagt zorg voor inschrijving bij de KNVVL na aanmelding bij onze vereniging.
7. Contributies en overige aan de vereniging verschuldigde bedragen, dienen uiterlijk 30 dagen na ontvangst van factuur of anderszins, ten name van de penningmeester te worden voldaan.
8. Het bestuur heeft de bevoegdheid uit de leden commissies te benoemen, met door het bestuur vast te stellen taken. Deze commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
9. Het veld, veldapparatuur en de accommodatie dienen op ordentelijke wijze te worden gebruikt. Na gebruik dienen de leden alle materialen en gereedschappen op te ruimen. Voor vertrek dient alles afgesloten te worden.
10. Bij indoor activiteiten worden schone ‘zaalschoenen’ gedragen, in ieder geval geen buiten schoenen.
11. Gastvliegers kunnen geïntroduceerd worden. Onder gastvlieger wordt iemand verstaan die slechts incidenteel (maximaal 3x, daarna €5,00 per keer) gebruik maakt van onze accommodatie.
12. Een ieder dient er zorg voor te dragen dat er geen rommel op het veld of in de gebruikte accommodatie achterblijft.

Hoofdstuk 2

Veiligheid / Brevettering / Vluchtleiding / Gebruik zendapparatuur / Gebruik veld / FPV vliegen / Vliegtijden / Parkeren/ Gast Vliegen / Aansprakelijkheid.

Veiligheid

1. VEILIGHEID GAAT VOOR ALLES!!!!!!
2. Er mag niet worden gevlogen in de no-fly zones
3. Vliegers zonder brevet mogen in principe alleen vliegen onder begeleiding van een KNVvL gebrevetteerde instructeur. Er bestaat de mogelijkheid tot het afgeven van een oefen certificaat (zie Brevettering punt 3).
4. Modellen dienen van een deugdelijke constructie te zijn en te zijn voorzien van een betrouwbare ontvangst en stuurinrichting.
5. Het is niet toegestaan over of tussen het publiek en/of mede vliegers alsmede (landbouw) voertuigen te vliegen.
6. Zodra er bemande vluchten in de buurt zijn, gaat men direct naar de grond.
7. Er wordt een veiligheidslijn aangegeven waarachter niet gehoverd of gevlogen mag worden.
8. Voor de goede gang van zaken op het vliegveld is er een Terreinreglement en zijn Gedragsregels opgesteld. Op straffe van royement dient iedereen zich hieraan te houden.

Dit royement kan uitgesproken worden door het volledige bestuur, die de beslissing unaniem moet nemen.

Brevettering

1. Een ieder die nog niet gebrevetteerd is, dient na te streven dat zo spoedig mogelijk wel te zijn.
2. De indoor trainingen worden gebruikt ter bevordering van het behalen van het veiligheidsbrevet.
3. De instructeurs groep kan een oefen certificaat afgeven zodat zonder instructeur de examen figuren geoefend kunnen worden. Er dient wel altijd een tweede persoon aanwezig te zijn en het certificaat is beperkt geldig.

Vluchtleiding

1. Tijdens het vliegen is er altijd een gebrevetteerde vluchtleider aanwezig
2. Vluchtleider is die persoon die als eerste op het terrein aanwezig is.
3. Mocht deze persoon geen brevet hebben, wordt hij direct afgelost door de eerst aanwezige met een brevet.
4. De instructeurs groep of leden van het bestuur kunnen ten alle tijden een andere vluchtleider aanwijzen of worden zelf de vluchtleider als zij aanwezig zijn.
5. Taken vluchtleider:

• Erop toezien dat men zich aan de regels houd zoals beschreven in dit huishoudelijk regelement
• Bij schending van de regels of misdraging maakt de vluchtleider een aantekening in het logboek en mag hij een piloot aan de grond houden. Verdere opvolging van de vluchtleider gebeurt op vrijwillige basis, maar mocht het zo zijn dat er geen vrijwilliger is, dan zal de vertrekkend vluchtleider iemand aanwijzen.

Gebruik zendapparatuur

1. De te gebruiken zender dient aan de geldende Europese wet- en regelgeving te voldoen. Er wordt van uitgegaan dat op moment van opstellen 2.4 Ghz voor iedereen de standaard is.

Gebruik veld

1. De snelheid op de aanrijroute naar het veld / clubgebouw is stapvoets. Hier wordt streng op toegezien aangezien sneller dan stapvoets rijden hinderlijke stofwolken veroorzaken voor onze buren.
2. Als men gaat vliegen dient men het logboek in te vullen
3. Actief vliegende leden dienen in het bezit te zijn van een bewijs van lidmaatschap van de KNVvL en een WA.-verzekering, waarin expliciet vermeld staat dat schade veroorzaakt door het besturen van vliegtuigmodellen door de verzekering gedekt wordt.
4. Er mogen geen sanitaire stops in een straal van 10 meter rond de keet worden gehouden.
5. Solo vliegende leden dienen in het bezit te zijn van een KNVvL brevet voor de betreffende categorie, en dienen in het bezit te zijn van een WA verzekering die schade door modelvliegtuigen dekt.
6. In geval van meerdere vlieg groepen op het terrein, dienen de groepen uiterst alert te zijn tijdens start- en landingsprocedures, zodat men elkaar niet hindert en ook geen gevaarlijke situaties creëert.
7. Een deel van het veld of zaal zal zijn ingericht als pits. Hierin wordt gesleuteld en alle modellen die niet vliegen zijn hier opgesteld. In de pits mag niet worden gehoverd of gevlogen.
8. Men mag zich slechts op het veld begeven om zijn model op te halen of neer te zetten. Een en ander zal slechts gebeuren na overleg met de andere vliegers van dat moment.

FPV vliegen

1. Fpv vliegen alleen met spotter (in het zicht vliegen) én als er geen heli activiteiten zijn.

Vliegtijden

1. Maandag t/m Zaterdag van zonsopgang tot zonsondergang. Zondag van zonsopgang tot 10:00 uur en van 12:00 (i.v.m. lessen) tot zonsondergang.

Parkeren

1. Parkeren dient achter het clubgebouw plaats te vinden. Indien daar geen ruimte voor is dient er geparkeerd te worden op het pad achter de keet richting de openbare weg zodanig dat er ten alle tijden verkeer langs kan.

Gastvliegen

1. Gastvliegers dienen in het bezit te zijn van een door de KNVvL erkend brevet of er dient een instructeur aanwezig te zijn. Het is niet toegestaan dat zij alleen op het terrein aanwezig zijn. Daarnaast dienen zij in het bezit te zijn van een WA verzekering die schade door modelvliegtuigen dekt .Het model is ook  voorzien van een zichtbaar RDW Exploitantnummer. Zonder dit nummer kan er niet gevlogen worden.

Aansprakelijkheid

1. Het werken met en het bedienen van modellen geschiedt geheel op eigen risico. Wees er te allen tijde van bewust dat met het beoefenen van deze sport, het toebrengen van (zwaar) lichamelijk letsel en/of materiële schade tot de mogelijkheden moet worden gerekend.
2. De vereniging is niet aansprakelijk voor enig letsel dan wel schade, individueel of door derden veroorzaakt door de beoefening van de modelvliegsport. Betreding van de vlieg accommodatie geschiedt op eigen risico.

Hoofdstuk 3

Controle en sancties

1. Toezicht op vlieggedrag en/of de technische staat van de helikopters kan worden gedelegeerd door het bestuur.
2. De technische commissie kan alle helikopters voor het eerste gebruik of na een reparatie keuren.
3. Leden die het niet eens zijn met sancties, kunnen statutair een algemene ledenvergadering bijeen roepen om het bestuur ter verantwoording te roepen. Een sanctie zal worden teruggedraaid bij meerderheid van stemmen.
4. Bestuursleden hebben het recht om een en ander te controleren en eventueel vliegverboden uit te vaardigen, toegang tot het veld te ontzeggen of te schorsen.
5. Een schriftelijke bevestiging zal zo spoedig mogelijk hierna worden toegezonden naar het huisadres van het betrokken lid. Het bestuur kan een safety-marshal aanwijzen die in haar plaats optreed tijdens een vlieg bijeenkomst. 

Hoofdstuk 4

Lidmaatschap en financiën

1. Facturatie voor de verschuldigde contributie gebeurt rond half oktober.
2. Opzegging van lidmaatschap dient voor 15 november van het lopende jaar te gebeuren.
3. De contributie wordt in de algemene ledenvergadering vastgesteld.
4. Na 31 december doch voor de algemene ledenvergadering controleert de kascontrolecommissie de financiële stukken.
5. Voor de betaling van de KNVvL contributie én het in rekening brengen van de clubcontributie houdt E.V.A zich aan de betalingsregels van de KNVvL. Dit gaat uit van een jaar-, half jaar- en kwartaal lidmaatschap.  Het moment van aanmelding van een nieuw lid is daarbij leidend voor de bepaling van het lidmaatschap in het aanvangsjaar.
6. Jeugdleden betalen 50% van zowel de clubcontributie als de KNVvL contributie.

Hoofdstuk 5  bestuur

Transparantie van bestuur / Aansprakelijkheid bestuursleden / Tegenstrijdig belang /     Financiële commissie

Transparantie van bestuur

Elk bestuurslid dient bij het uitvoeren van zijn taken te handelen conform de wet, de statuten en reglementen, alsmede binnen zijn/haar bevoegdheden. Alle afspraken dienen regelmatig te worden gecontroleerd op actualiteit en dienen regelmatig te worden geëvalueerd op relevantie. Indien nodig worden die afspraken aangepast. Nieuwe bestuursleden zullen bij hun aantreden worden geïnformeerd over de financiële toestand van de vereniging, de werkafspraken, de afgesloten verzekeringen, de handelswijze van het bestuur en de bevoegdheden van elk bestuurslid. Er wordt gezorgd voor een goede overdracht en afspraken worden goed vastgelegd en regelmatig gecontroleerd. Na hun aantreden wordt door de bestuursleden regelmatig een evaluatie gehouden.

Het bestuur zal altijd integer en transparant handelen. Het bestuur handelt in het belang van de vereniging en zal verantwoording (moeten) afleggen over genomen beslissingen. Bestuurders zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor goed bestuur. Het is van belang elkaar goed te informeren en te betrekken bij alle lopende zaken. Binnen het bestuur dient sprake te zijn van democratie en effectiviteit. Het bestuur gaat bewust om met risico’s voor de vereniging. Die risico’s worden in kaart gebracht en er wordt naar gestreefd de risico’s te minimaliseren. Het bestuur legt jaarlijks op alle gebied verantwoording af aan de ledenvergadering.

Aansprakelijkheid van bestuursleden

Intern: aansprakelijkheid binnen de vereniging.

Extern: aansprakelijk gesteld worden door derden van buiten de vereniging. Te denken valt hierbij aan: bedrijven, contractpartners etc. Bijvoorbeeld door onzorgvuldig handelen of niet nakomen van een overeenkomst.

Door beslissingen over dit soort zaken transparant en goed gedocumenteerd te nemen zal de rechtspersoon(de Vereniging) aansprakelijk zijn en is het bestuurslid in eerste instantie beschermd.

 Tegenstrijdig belang

Tegenstrijdig belang dient te allen tijde te worden voorkomen. Elke bestuurder dient (potentieel) tegenstrijdig belang onmiddellijk te melden aan de overige bestuursleden.

Tijdens elke bestuursvergadering wordt gevraagd of iemand een tegenstrijdig belang heeft. Bestuursleden handelen in het belang van de vereniging en niet als privépersoon. Dit zowel intern als in relatie met derden (extern).

Bij aankopen of financieringen  zal het bestuur het belang van de vereniging voorop stellen en zal niet handelen op basis van persoonlijke voorkeur.

Financieel bestuur

Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester. Bij uitgaven boven een bedrag van €500 wordt het vier-ogen principe gehanteerd: er zullen altijd bestuursleden akkoord moeten gaan met een dergelijke overboeking. Tevens heeft tenminste 1 ander bestuurslid inzicht in de financiële situatie. Bij aanbestedingen boven een bedrag van €2000 worden minimaal 3 offertes aangevraagd bij verschillende leveranciers.

Er wordt zorgvuldig omgegaan met investeringen: een risicoanalyse dient te worden uitgevoerd. Tevens dient een deugdelijke begroting te worden gemaakt.

Er is een goede regeling voor onze financiën. We gaan bewust om met verenigingsgelden.

Financiële commissie

Een financiële commissie wordt jaarlijks op de ledenvergadering benoemd. Deze commissie wordt betrokken bij alle van belang zijnde financiële beslissingen. De leden van deze commissie houden zich permanent op de hoogte van alle financiële zaken.

Hiaten Huishoudelijk Reglement

Voor alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur, waarbij het bestuur te allen tijde verantwoording verschuldigd is aan de Algemene Ledenvergadering.

Aldus opgesteld door het bestuur van MHC-EVA, juni 2021

Behandeld en goedgekeurd in de Ledenvergadering van     25/01/2023 

Versie: juni 2021